Datenschutzinformation für Microsoft Teams

Informationen gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Niedersächsischen Landesrechnungshof und der überörtlichen Kommunalprüfung (nachfolgend LRH genannt) im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams sowie der Teilnahme an Online-Meetings, Telefon- und Videokonferenzen

Die DSGVO sieht vor, dass die oder der Verantwortliche Sie als betroffene Person über die Modalitäten der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen in diesem Zusammenhang zustehenden Rechte informiert.

Mit diesen Datenschutz-Informationen informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten und darüber, wie wir mit diesen Daten umgehen. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Rechte Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.

Geltung der Datenschutzinformationen

Diese Datenschutz-Informationen gelten für alle Nutzerinnen und Nutzer des Tools Microsoft Teams bzw. alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer an unseren Online-Meetings, Telefon- und Videokonferenzen.

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Die Präsidentin des Niedersächsischen Landesrechnungshofs

Frau Dr. Sandra von Klaeden

Justus-Jonas-Straße 4

31137 Hildesheim

Tel.: 05121 938-5 (Zentrale)

poststelle@lrh.niedersachsen.de

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Beauftragte für den Datenschutz im Niedersächsischen Landesrechnungshof

Herr Dr. Georgios Burmeister

Justus-Jonas-Straße 4

31137 Hildesheim

Georgios.Burmeister@lrh.niedersachsen.de

Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft erhalten Sie hier: .

Informationen zu Datenkategorien

Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für Nutzer und Teams, die im gesamten LRH eingesetzt wird.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einem Teams-Meeting gemacht werden.

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• IP-Adresse
• Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Displayname“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache usw.
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten: Es besteht die Möglichkeit, in einem Teams-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die vom jeweiligen Benutzer gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Teams-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Kamera oder Mikrofon können dabei vom Nutzer jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen ab bzw. stummgestellt werden.

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Der LRH nutzt Microsoft 365 und Microsoft Teams zur Durchführung der üblichen Bürokommunikation sowie für Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten (oder Bewerbern) des LRH verarbeitet werden, sind § 88 Niedersächsisches Beamtengesetz (NBG) und § 12 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO, § 3 Satz 1 Nr. 1 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) sowie § 95 Niedersächsische Landeshaushaltsordnung (LHO) bzw. § 3 Abs. 2 Niedersächsisches Gesetz über die überörtliche Kommunalprüfung die Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung nicht in Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erfolgt, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung), soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Auch hier besteht im LRH das Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Empfänger der erhobenen Kontaktdaten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen durchaus dazu dienen können, um Informationen Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft vorgesehen ist.

Datenübermittlung in ein Drittland

Eine Datenverarbeitung in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Der Speicherort wurde auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt. Der LRH kann aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meetings in einem Drittland aufhalten sollten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Dauer der Speicherung bzw. Löschung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um beispielsweise vertragliche Leistungen zu erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Hinweise auf Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht,

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
• die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
• Beschwerde bei dem Niedersächsischen Landesbeauftragten für den Datenschutz als der für den Datenschutz zuständigen Aufsichtsbehörde zu erheben. Diese können Sie wie folgt erreichen: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Tel.: 0511 120-4500 / Fax: 0511 120-4599, E-Mail: poststelle(at)lfd.niedersachsen.de

Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz wenden Sie sich gerne an die in Nr. 2 genannte Dienststelle.

Änderungsklausel

Da unsere Datenverarbeitung Änderungen unterliegt, werden wir auch unsere Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit anpassen.